#1 Assurer la sécurité sanitaire
La venue sur le lieu de travail des collaborateurs est indissociable du respect d’un protocole sanitaire renforcé qui passe par un nettoyage des bureaux organisé et tracé. L’assurance d’être en sécurité est devenue une priorité. Pour Nicolas Ibrahim, Smart Building Partner chez Orange Business, le digital a un rôle à jouer :
« Les capteurs présents dans les locaux remontent en temps réel la disponibilité des bureaux et le taux d’occupation global. Le collaborateur peut ainsi savoir où se positionner pour travailler. »
D’autres capteurs sont très utiles pour mesurer la qualité de l’air et le niveau de bruit, offrant un environnement sain qui favorise le bien-être des équipes. En amont, afin de respecter la jauge de remplissage du bâtiment, chaque manager peut planifier la présence de ses collaborateurs en fonction des projets ou des réunions et selon les règles fixées par le gestionnaire du site. Le collaborateur recevra de son côté des notifications l’informant de la possibilité de se rendre sur son lieu de travail en toute sécurité
#2 Faire du bureau un hub social
Le bureau reste le lieu d’interaction par excellence : 39 % des Français interrogés par Okta lors du premier confinement regrettaient de ne plus pouvoir avoir de conversations de visu avec leurs collègues en télétravail.
« Si la fréquentation des bureaux change, il faudra profiter des moments de présence pour privilégier le collectif », confirme Karine Delonnel, Business Developer chez Orange Connectivity and Workspace Service. La création de lieux de vie visant à renforcer la convivialité et la collaboration « en présentiel » est donc toujours d’actualité
La tisanerie, par exemple, favorise les interactions spontanées entre les collaborateurs. Pour des réunions en petit comité, rapides et impromptues, on peut aménager des « huddle rooms », petites salles équipées d’outils audio et vidéo. D’autres lieux dédiés à l’idéation et à la créativité entièrement reconfigurables (mobilier à roulettes, tableaux digitaux mobiles) selon les effectifs et la configuration des équipes-projet pourront être prévus...
« Réallouer l’espace pour les rencontres ou réduire les mètres carrés, plusieurs tendances et scénarios se dessinent en fonction de la stratégie et de la situation économique des entreprises », analyse Nicolas Ibrahim. « Les directions des ressources humaines et des services généraux auront, dans tous les cas, un rôle prépondérant à jouer pour identifier les besoins des collaborateurs. »
#3 Garder le lien entre les équipes sur site et à distance
Alors qu’un Français sur sept était encore en télétravail au mois de septembre 2020, le domicile et le tiers lieu feront partie intégrante de l’environnement de travail de demain.
« Les outils de communication unifiée adaptés aux interactions hybrides sont en plein boom », souligne Karine Delonnel. « Sur site, cela signifie d’opter par exemple pour des salles de réunion de taille plus modeste mais communicantes, avec des outils de visio d’utilisation simple et pratique, comme par commande vocale ou par smartphone. L’animation des équipes doit également se réinventer et s’adapter au contexte afin de garantir l’engagement des participants en local et à distance : de nouveaux rituels collectifs vont remplacer les réunions traditionnelles comme des échanges plus courts, plus dynamiques en mode « Trello », des séances de feedbacks, des moments de partage de bonnes pratiques…. ».
Pour Nicolas Ibrahim, « il est important que les lieux d’exercice du télétravail, où qu’ils soient, deviennent un réel prolongement des espaces de l’entreprise. Il faut renforcer le réseau pour garantir de hauts débits et ainsi par exemple, garantir des visioconférences de qualité sur site, comme à distance. Il faut aussi assurer l’interopérabilité entre les outils collaboratifs, les applications métiers et les appareils des collaborateurs. »
#4 Mettre l’accent sur la durabilité des espaces
Les solutions d’efficacité énergétique sont un aspect essentiel du renouveau des locaux. À la règlementation qui impose une réduction des consommations à l'horizon 2050, s’ajoute aussi la volonté de s’adapter à la fréquentation des espaces qui ne sont plus exploités à 100 %.
« En interne comme pour nos clients, nous avons depuis plusieurs années mis en place des mécanismes de contrôle des dépenses énergétiques dans les bâtiments », rappelle Nicolas Ibrahim. Au sein des locaux « Cœur Défense » d’Orange Business, la température, la ventilation et l’éclairage s’adaptent en fonction de l’occupation des étages. L’optimisation de la Gestion technique du bâtiment (GTB) devrait permettre d’économiser 134 MWh d’énergie par an, soit l’équivalent de la consommation annuelle d’une trentaine de foyers. « L’usage croissant des outils collaboratifs à distance a aussi un impact positif sur l’empreinte carbone de l’entreprise », ajoute Karine Delonnel.
#5 Préparer et coconstruire le changement
Pour chacun des choix stratégiques d’aménagement des locaux, il est précieux d’être soutenu par les bons intervenants. Orange Business accompagne et oriente ses clients en se fondant sur les pratiques et les technologies expérimentées avec ses propres équipes dans ses locaux de Cœur Défense, d’Alleray, de Massy et de « Bridge », le nouveau siège d’Orange.
« Nous souhaitons coconstruire avec nos clients les environnements qui correspondent aux nouveaux modes de collaboration des occupants, en utilisant par exemple les learning expeditions et des méthodologies de design thinking », conclut Karine Delonnel. « Il ne s’agit pas de tout changer mais de capitaliser sur ce qui fonctionne. Ces évolutions peuvent se réaliser à l'échelle d'une équipe avant d’essaimer dans toute l’entreprise. C’est souvent quand le changement est demandé qu’il est le mieux accepté ! »